Microsoft hat im Microsoft-365-Admincenter angekündigt, ab dem 6. Januar 2025 automatisch bei Kunden mit Microsoft 365 Business -und Premium-Lizenzen das klassische Outlook auf das neue Outlook umzustellen. Geplant ist „Microsoft Outlook neu“ in den nächsten Monaten für alle Microsoft 365-Pläne auszurollen.
Datenschutzrechtliche Bedenken gibt es dahingehend, dass Microsoft nach der Umstellung die Benutzeranmeldeinformationen für lokale Postfächer erhält und Zugriff auf E-Mails oder andere interne Daten, die u.U. auch besondere Kategorien von Daten sein könnten erhalten könnte (Art. 9 DS-GVO, §11 KDG).
Ein weiterer Aspekt der zu bedenken ist, ist die Datenübermittlung bei IMAP-Konten von Fremdanbietern die in Outlook verwaltet werden. In „Outlook neu“ werden alle Verbindungen über ein „Proxy-System“ bei Microsoft geleitet. Bei Internetstörungen zur Microsoftumgebung wären damit u.a. alle E-Mail-Konten die in „Outlook neu“ eingerichtet sind, betroffen.
Administratoren und Nutzer sollten sich unbedingt auf den Supportseiten von Microsoft über Nutzen und Risiken zur Umstellung auf das neue Outlook informieren und ggfs. eine Umstellung deaktivieren (soweit es möglich ist).
Microsoft Auszug „Erste Schritte mit Outlook“: Synchronisieren Ihres Kontos in Outlook mit der Microsoft Cloud
Um Ihre Microsoft 365-Erfahrung in neuen Outlook für Windows, Outlook.com, Outlook für iOS, Outlook für Android und neuen Outlook für Mac zu verbessern, können Sie jetzt Ihre Nicht-Microsoft-Konten (einschließlich ihrer E-Mails, Kontakte und Ereignisse) mit der Microsoft Cloud synchronisieren. Dies ist für Gmail-, Yahoo-, iCloud- und IMAP-Konten in Outlook für iOS, Outlook für Android und neue Outlook für Mac verfügbar. Dies ist auch für Gmail- und Yahoo-Konten im neuen Outlook für Windows und für Gmail-Konten in Outlook.com verfügbar. Auf diese Weise können Sie viele Features nutzen, die bisher nur für Diejenigen mit Microsoft 365 oder Microsoft Exchange Online E-Mail-Konten verfügbar waren.
Weiter heißt es unter:
Die Synchronisierung Ihres Kontos mit der Microsoft Cloud bedeutet, dass eine Kopie Ihrer E-Mails, Kalender und Kontakte zwischen Ihrem E-Mail-Anbieter und Microsoft-Rechenzentren synchronisiert wird. Wenn Sie Ihre Postfachdaten in der Microsoft Cloud haben, können Sie die neuen Features des Outlook-Clients (Neues Outlook für Windows, Outlook für iOS, Outlook für Android, Outlook.com oder Outlook für Mac) genau wie bei Ihren Microsoft-Konten mit Ihrem Nicht-Microsoft-Konto verwenden.
Weitere Informationen:
- Siehe Microsoft, Unterstützung für wichtige Outlook-Features
- Neues Outlook: Microsoft bezieht Stellung zur Übertragung von Zugangsdaten (heise.de)